Flotte – Auto Aziendali
Pubblicato il 10 dicembre 2007
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- Definire il budget di flotta:
normalmente un flotta è già presente in azienda, per cui si può iniziare dalla situazione di budget esistente. Un buon budget deve prevedere tutte le voci di spesa, incluse quelle non esplicite come il costo dei sinistri e del personale interno. il budeget è fondamentale per definire il modello organizzativo e i modelli di auto;
- Creare/aggiornare la car policy:
la “car policy” è la madre di tutte le spese di flotta, perchè definisce i contenuti ( i veicoli, i diritti a ottenerli), le regole di comportamento, il coinvolgimento economico dei driver nei casi di extra-costi. Un’azienda con una cattiva “car policy” spreca risorse e rinucnia all’efficienza per una mal concepita semplificazione;
- Definire il modello di Acquisto:
le quattro opportunità per acquisire una flotta sono sempre le stesse: acquisto in proprietà, leasing finanziario, noleggio a lungo termine full o con scorpore di alcuni servizi. La rinuncia al NLT è comunque da sconsigliare, perchè significa rinunciare a efficienze difficilmente ottenibili dalle società che propongono una gestione separata di servizi come bollo e assicurazione, pneumatici, carroattrezzi, ecc… ;
- Definire il modello di amministrazione:
il modello di amministrazione di flotta è strategico soprattutto per le flotte oltre i 30-50 veicoli, le cui complessità gestionali impongono una struttura organizzativa non banale. la scelta è fra amministrazione interna e amministrazione affidata a un fleet administrator specializzato;
- Definire il database di amministrazione e reporting:
oltre certi livelli dimensionali è impensabile una gestione di flotta basata su un banale foglio di Excel. Le tre soluzioni più gettonate sono il ricorso ai report dei noleggiatori, l’acquisto di un software gestionale di flotta, l’utilizzo dei sistemi e dei report di un fleet amministrator;
- Fissare i requisiti dei capitolati di fornitura:
i contratti standard di noleggio, assicurazione, fuel card ecc. di solito vanno bene. Ma alcune clausole sono sfacciatamente pro-fornitore e garantiscono all’azienda l’assunzione nel tempo di una serie di extra-costi. Per sistemare i capitolati è opportuno il coinvolgimento di un consulente fleet;
- Definire il modello assicurativo:
l’assicurazione è un elemento del pacchetto di noleggio. Costa meno, però, un modello che preveda franchigie elevate. Per le flotte oltre 100 veicoli perde senso la copertura incendio&furto;
- Definire il modello di acquisto e amministrazione del carburante:
il carburante è la seconda voce di spesa di una flotta, con le aziende generalmente poco focalizzate sulla sua efficienza e ottimizzazione. La grande opportunità del momento sono le fuel card, che risolvono molti problemi e, contrariamente a quanto spesso di ritiene, non rappresentano un rischio di maggior spesa per l’azienda;
- Acquisire informazioni dettagliate sui noleggiatori:
tutti i noleggiatori sono bravi, sulla carta. Ma se operate in una certa città verificate il livello di soddisfazine di 4-5 aziende nella vostra area. I capitoli da verificare sono bilanci, funzione commerciale e post-vendita, efficienza del numero verde, procedure di sostituzione veicoli, ecc. ;
- Mettere in gara i noleggiatori:
sempre meglio comprare da un amico, che al momento del bisogno sa chiudere un occhio. Ma meglio in ogni caso fare benchmarking, cioè verificare periodicamente (o puntualmente) dove si trovano i migliori prezzi del mercato. Senza la presunzione di poter fare a meno di un buon consulente fleet.
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